Programma management - Wiki

Samenvatting

"Keulen en Aken zijn niet op één dag gebouwd." Sommige veranderingen kosten veel tijd en moeite en vergen veel geduld; zo ook bij programma management.

Voor de een gaat het bij programma management om de organisatie en het verschil met portfolio management en project management. Bij de ander gaat het meer om het strategische karakter en het bereiken van lange termijndoelen.

Wat is programma management?

Programma management is het managen van een programma. Een programma is een tijdelijke, relatief lang levende organisatievorm waarin een complex strategisch doel tot succes wordt gemaakt. Men kiest voor deze organisatievorm omdat men bestaande afdelingen wil overkoepelen, ondersteunen of veranderen. Er kunnen binnen een organisatie programma's voor verschillende thema's zijn opgesteld, bijvoorbeeld: kwaliteit, kostenbesparing, thuiswerken.

Programma management, hoe doe je dat?

Een programma manager is vaak een regisseur die een aantal projecten aanstuurt. Hierbij is de programma manager eindverantwoordelijk. Programma managers rapporteren veelal aan senior managers, management team of directie. Sommige organisaties kennen portfolio's waarbij een programma manager aan een portfolio manager rapporteert of daar mee samenwerkt.

Programma management, wanneer werkt het?

Voor een goed werkend programma management moet de organisatie over een aantal basissystemen beschikken.

Strategisch management

Het begint met het neerzetten van een heldere ambitie. De stip op de muur of aan de horizon. Oftewel: strategisch management.

Verandermanagement

Een organisatie komt alleen vooruit door de belangen die spelen goed in te schatten en er rekening mee te houden. Oftewel: verandermanagement.

General management of organisatiemanagement

De structuur dient te passen bij: de ambitie, de cultuur en de omgeving, en daarmee hoe men wil gaan besturen. Oftwel: project management, portfolio management of product management.

Risicomanagement

Tegelijk wil men ook een zekere mate van flexibiliteit; de organisatie moet zich losweken van ongewenste routines. Dit vergt ondernemerschap en het bewust en beheerst nemen van risico's. Oftewel: risico management.

Businesscase management

Uiteindelijk gaat het om de vraag: wat levert het qua rendement op? Is de businesscase gemaakt en gehaald? Wegen baten tegen kosten op, zowel zakelijk als menselijk? Oftewel: businesscase management.

Programma management in 3 stappen

Voor het omzetten van een doel naar een succes kunnen de volgende stappen worden gebruikt:

• Stap 1: zet een stip op de muur, bepaal de strategie.
• Stap 2: bepaal de aanpak, stel een degelijk programmaplan op.
• Stap 3: leid de organisatie met succes naar het doel, realiseer dat u tijdens de implementatie met verandering te maken heeft.

5 tips voor programmamanagers

De belangrijkste 5 tips voor programmamanagers zijn:

Tip 1: baken uw programma af

Uw programma is als een opdracht. Wie is precies uw opdrachtgever? Is die ook de beslisser? Wat is uw doel, budget en werkveld? Op welke mensen en middelen kunt u rekenen?

Tip 2: definieer «succes»

Wat succes is, kunt u prima van te voren bepalen. Dan bent u – of is uw organisatie – hierover achteraf ook niet in de war. Doe dat zo SMART mogelijk. Bepaal ook de randvoorwaarden en welke risico's nog net aanvaardbaar zijn. Dan weet u vanaf nu precies in welke gevallen u beter kunt stoppen.

Tip 3: onderzoek de feiten

Ga niet over één dag ijs. Beslis niet alleen op buikgevoel. Het best verdiept u zich grondig in de onderliggende materie van uw programma. Spreek alle stakeholders, vergelijk scenario's, maak een kosten-batenanalyse of een businesscase, stel een SWOT-analyse op, enzovoort. Kortom: zorg dat u met een programmaplan werkt, dat feitelijk en haalbaar is en waar draagvlak voor is.

Tip 4: bed uw programma in

Weet hoe uw programma in uw organisatie ingebed kan worden. U kunt bijvoorbeeld gebruik maken van projecten en portfolio's. Een programma heeft in eerste instantie impact op processen en in tweede instantie op afdelingen. Weet daarom ook hoe de processen in uw organisatie werken en wie er verantwoordelijk en betrokken zijn.

Tip 5: laat de boel niet scheef lopen

Zorg dat tijdens de implementatie de zakelijke kant en de menskant hand in hand blijven lopen. De zakelijke kant is wat de top van uw organisatie wil bereiken. Vaak heeft dit met harde, financiële eisen te maken zoals: winstgevendheid en rendement. De menskant gaat over wat uw collega's belangrijk vinden. Vaak heeft dit met zachte, sociale wensen te maken zoals: perspectief en ontwikkeling.

Downloads

• Template voor een programmaplan
• Template voor een businessplan
• Template voor een elevator pitch
• Template voor een meerjarenplan
• Template voor een ondernemingsplan
• Template voor een veranderplan
• Brochure over de masterclass "Product portfolio management"

Zie ook

• Businesscase voor non-financials (workshop)
• Businesscase voor gevorderden (workshop)
• Onderneming starten (coachingstraject)
• Scenarioplanning (workshop)
• Visievorming (heisessie)
• Vijf factoren voor succesvol programma management (artikel)
• Wat zijn succesfactoren voor een businessplan? (artikel)
• Wat is het verschil tussen een missie en een visie? (artikel)
• Heeft uw organisatie een strategie (of hoeft dat niet)? (artikel)
• Businesscase (wiki)
• Businessdefinitie met PMT-model van Abell (wiki)
• Businessmodel (wiki)
• Businessplan (wiki)
• Intelligence (wiki)
• Missie en visie (wiki)
• Missie, visie en strategie (wiki)
• Ondernemingsplan (wiki)
• Portfolio management (wiki)
• Scenarioplanning (wiki)
• SWOT-analyse (wiki)
• Bijles marketing Hilversum (meester-frank.nl)
• Internationale organisatie voor Strategic and Competitive Intelligence Professionals (externe link)

Aanbevolen literatuur

• Aaker, D. (2005). Marktgericht strategisch beleid (6e druk). Academic Service. ISBN: 9789039520321.
• Bos, J., Loon, A.J. van & Licht, H. (2013). Programmatisch creëren (1e druk). Scriptum. ISBN: 9789055943609.
• Frambach, R. & Nijssen, E. (2009). Marketingstrategie: breaking the rules (4e druk). Noordhoff Uitgevers. ISBN: 9789001765088.
• Heene, A., Vanhaverbeke, J. & Vermeylen, S. (2012). Praktijkboek strategie: routeplan voor het ontwikkelen van een werkbare bedrijfsstrategie (1e druk). LannooCampus. ISBN: 9789077432532.
• Keuning, D. (2007). Strategisch management: koersbepaling en besluitvorming (1e druk). Noordhoff Uitgevers. ISBN: 9789001400446.
• Mouwen, K. (2004). Strategische planning voor de moderne non-profitorganisatie . Van Gorcum. ISBN: 9789023240440.
• Mouwen, K. (2006). Strategie-implementatie: sturing en governance in de moderne non-profitorganisatie (1e druk). Van Gorcum. ISBN: 9789023241997.
• Rijcke, R. de (2002). Strategisch management voor de gezondheids- en welzijnssector (1e druk). LannooCampus. ISBN: 9789020950168.