Business case - Wiki

Samenvatting

Een business case is een zakelijke overweging om een investering wel of niet te doen. Deze beslissing valt positief uit wanneer het resultaat van de investering voldoende toegevoegde waarde aan de organisatie levert. Een business case is dus eigenlijk een investeringsplan of investeringsbegroting en draait vooral om de kosten-batenanalyse. Een business case kan gekoppeld zijn aan een project, een taak of een (strategisch) businessplan. In dat laatste geval bevat het de financiële paragraaf van het plan.

Er zijn verschillende visies op het begrip business case. De term business case wordt soms heel ruim gebruikt, als synoniem voor bijvoorbeeld een businessplan, ondernemingsplan, case study of best practice. In dit artikel wordt de term in specifiekere zin toegelicht en in een projectmatige context geplaatst. Ten slotte wordt de term in verband gebracht met businesscase-management.

Toenemende populariteit

In de afgelopen tijd is de term "business case" voor velen een begrip geworden. Men realiseert zich steeds meer dat een professionele beslissing op feiten en toegevoegde waarde gebaseerd dient te zijn. Er zijn typische uitspraken ontstaan zoals: "Wat is de business case?", "Is de business case positief?" of "Kunnen we daar een goede business case voor maken?". Hiermee vraagt men zich in de regel af de kosten-batenanalyse gunstig uitpakt en of er voldoende rendement op de investering zal zijn, zodat men kan beslissen of daarmee het project wel of niet moet doorgaan.

Wat is een businesscase?

Hoe schrijf je een businesscase?

Een business case is een gestructureerd document met uiteenlopende indeling. In de eenvoudigste vorm bestaat het document uit een advies over het wel of niet investeren meestal op basis van een kosten-batenanalyse. Dit staat bekend als het zogenaamde "bierviltje" of "sigarendoosje". Er zijn ook vormen waarbij de baten nog niet in kaart zijn gebracht. Men heeft dan uitsluitend een begroting of raming van kosten en investering gemaakt. Een voorbeeld is een berekening van de Total Cost of Ownership (TCO). In de uitgebreidere vorm besteedt het document bovendien aandacht aan onderwerpen als: uitgangspunten van het project, besliscriteria, verwachte rendement, toegevoegde waarde, financiering en risico's.

Wat voor soorten business cases zijn er?

Business cases kunnen op verschillende manieren worden ingedeeld. Naast het eerder genoemde verschil tussen het beknopte "bierviltje" en de uitgebreide business case zijn er in de praktijk nog meer verschillen.

• Dik vs. dun
  Sommige managers houden van dikke, andere van dunne documenten. Argumenten voor een dunne businesscase: snel, lean, overzichtelijk, aan het begin van een project, bij een kleine investering, bij een eenvoudig onderwerp. Argumenten voor een dikke businesscase: degelijk, grondig, vertrouwen, bij een reeds gevorderd project, bij een grote investering, bij een complex onderwerp. Tip: beter een dunne businesscase dan helemaal geen businesscase!
• Kosten besparen vs. cash genereren
  Er zijn business cases waarbij de keuze wordt bepaald door de actie die de meeste euro's bespaart. In dat geval zijn de baten vaak moeilijk of niet te schatten, is er geen bijdrage aan de omzet of is de winst zelfs negatief. Er zijn ook business cases waarbij de actie harde euro's oplevert. Vaak is de activiteit dan omzetgerelateerd. Met de hierbij gegenereerde cash flow kan dan de investering worden terugverdiend.
• Operatie vs. strategie
  Is de business case een essentieel onderdeel van de strategie (bijvoorbeeld een innovatie, investering in R&D, productontwikkeling, marktbewerking, fabriek, enz.) of voor een aanschaf van een meer operationele aard, meer in de sfeer van overhead (apparatuur, gebouw, wagenpark, enz.)?
• Kwalitatief vs. kwantitatief
  Er zijn business cases die een kwantitatieve benadering hebben en de toegevoegde waarde voor de organisatie in harde euro's uitrekenen. Er zijn ook business cases die een meer kwalitatieve benadering hebben en het nut van de investering beredeneren met argumenten.
• Stand-alone vs. integraal
  Is de business case een op zichzelf staand document of is het onderdeel van een grotere business case of anderszins deel van een hoger masterplan?

Wanneer stel je een businesscase op?

Het liefst zo vroeg mogelijk. En het hoeft niet meteen een gedetailleerd document te zijn.

Het in een vroeg stadium (bijvoorbeeld in een conceptfase) opstellen van een business case schept duidelijkheid voor de betrokkenen. Het helpt bij het formuleren van de doelstelling, de analyse van relevante aspecten, brengt structuur aan en biedt een praatstuk voor anderen om op te schieten. Zelfs wanneer het document slechts nog ten dele gereed is. Moeten we hier wel tijd (dus geld) in steken om de zaken verder uit te zoeken? Wat willen we eigenlijk precies? En: willen we allemaal wel hetzelfde?

Het meest voor de hand liggende moment voor een business case is vlak voorafgaand aan de beslissing om een project te starten. In dit stadium biedt de business case een advies over de investering en soms ook al een plan van aanpak voor het project dat dit moet gaan oppakken.

Vaak blijft het hierbij. Maar het bijwerken of zelfs uitbreiden van een business case tijdens het project heeft zeker nut. Zitten we nog op koers? Zijn de omstandigheden intussen veranderd? De kosten worden overschreden, de baten vallen tegen, wat nu? Doorgaan of stoppen?

Na afloop van het project zijn de bomen geplant maar de vruchten nog niet geplukt. Ook dan heeft het nut de business case te blijven bijwerken. De investering is geheel of gedeeltelijk gedaan maar het zakelijke resultaat is nog niet aanwezig. Stel nu dat het verwachte resultaat uitblijft of in de praktijk tegenvalt? Of: alles verliep volgens plan, maar moet het geheim van de smid niet worden geëvalueerd voor een volgend project?

Eigenlijk is de business case dus een levend document dat meerdere auteurs kan hebben die het in opeenvolgende fases bewerken.

Handleiding voor een businesscase

Voor het opstellen van een business case heeft Frank een handleiding geschreven die u vanaf deze website kunt downloaden (zie: Downloads, op deze pagina). U kunt het als voorbeeld of template gebruiken om er uw eigen business case mee te schrijven.

Een business case in 3 stappen

Een business case kan globaal in de volgende 3 stappen worden opgesteld:

1. De aanleiding
   Wat is de reden voor een business case en wie zijn de belanghebbenden? Wat is de relatie tot huidige strategie en doelstellingen? Is het al duidelijk waarin moet worden geïnvesteerd, wil men eerst nog brainstormen is er bijvoorbeeld al een SWOT-analyse gedaan? Welke besliscriteria zullen worden gehanteerd?
2. De kosten-batenanalyse
   Wat is het businessmodel? Wat zijn de baten en wat welke kosten kunnen worden geraamd? Hoe ziet de investering er uit en wat is er begroot? Welke netto opbrengsten, risico's en scenario's zijn te verwachten? Dit en meer vindt u in de kosten-batenanalyse.
3. De investeringsbeslissing
   Wat is het rendement en volgens welke rendementsmethode is deze bepaald (terugverdientijd, Return on Investment (ROI), Netto Contante Waarde (NCW), interne rentevoet? Wat is de financiering (eigen vermogen, vreemd vermogen, winstinhouding, subsidies, donaties)? Wat is de toegevoegde waarde voor de organisatie? Wat is de conclusie en de aanbeveling?

Wie schrijft de business case?

Voor het schrijven van een business case is kennis uit zeer verschillende disciplines nodig. Daarom is het vinden van een auteur in een algemeen niet een eenvoudige zaak.

Het ligt voor de hand dat degene die verantwoordelijk voor de "business" is ook de business case opstelt. Dit is bijvoorbeeld een afdelingsmanager, business manager of een productmanager.

Sommige organisaties leggen het neer bij de projectmanager. Deze heeft daarmee een duidelijke taak gekregen, maar beschikt soms over te beperkte financiële of inhoudelijke kennis of toegang tot gevoelige cijfers.

Andere organisaties leggen het neer bij de financiële manager, bijvoorbeeld een business controller. Deze heeft de financiële kennis en toegang tot gevoelige cijfers, maar mist soms het inhoudelijke inzicht in waar het in de business om draait.

Soms maken organisaties gebruik van een ervaren adviseur of interimmanager. Deze heeft dan wel de inhoudelijke én financiële kennis en kan als buitenstaander "achter de schermen" discreet omgaan met gevoelige cijfers.

Ten slotte gebruiken sommige organisaties een team van bovenstaande managers en zien de mix als sterkte.

Hoe presenteer ik een businesscase?

Een businesscase wordt sneller geaccordeerd na het aanhoren van een goede presentatie in de vorm van een elevator-pitch. De structuur van deze pitch kan — in schriftelijke vorm — ook prima worden gebruikt voor een managementsamenvatting.

Wat is businesscase-management?

Onder businesscase-management verstaan we het proces voor het starten, opstellen, selecteren, goedkeuren, opslaan, opvolgen, evalueren en controleren van businesscases. Organisaties die aan businesscase-management doen, hebben business cases ingebed en geborgd in hun manier van werken.